Malgré la crise actuelle, communiquez!

Les mesures de confinement actuelles paraissent contraires à la notion même d’association ( groupe de personnes réunies autour d’un objet commun). Mais la crise actuelle doit au contraire nous pousser à être solidaire au sein de l’association. Prendre des nouvelles entre membres, s’interroger sur le “demain” de l’association…

Si les réunions physiques sont limitées à 10 personnes, les échanges téléphoniques et par voie numérique ne sont pas interdits, bien au contraire! Les ordonnances prises vous y autorisent. Mais COMMENT ? 

  • Les outils de conférences téléphoniques
  • Les outils de visioconférences
  • Comment organiser efficacement une réunion à distance

Les outils de conférences téléphoniques

S’il est vrai que nous découvrons nombre d’outils de visioconférence (SKYPE, WHATS APP, ZOOM, HANGOUT….), il est primordiale de vous assurer que TOUS les membres du CA pourront participer à la réunion, et que certains ne seront pas “exclus” à cause de manque de matériel informatique, de connexion ou de compétences dans le domaine numérique. La crise que nous vivons ne doit pas être excluante! 

N’hésitez pas à utiliser le téléphone,une conférence téléphonique est un bon moyen de communiquer! 

Solution 1: (solution trouvée sur le site du Mouvement associatif)

Pour lancer une conférence audio rapidement entre 4 interlocuteurs maximum, inutile de passer par une application, votre mobile peut suffire ! Suivez la procédure suivante :

1- Ouvrez votre répertoire téléphonique ou composer un numéro de téléphone

2- Une fois la communication établie avec votre premier interlocuteur, appuyer sur le bouton ajouter/nouvel appel. Votre correspondant est automatiquement mis en attente.

3- Appelez votre deuxième correspondant

4- Cliquez ensuite sur Fusionner les appels/Conférence

5- Renouvelez la manipulation pour ajouter un troisième correspondant.

Solution 2:  conférence téléphonique OVH (gratuit)

Vous fixez une date et une heure de rendez-vous pour votre conférence téléphonique (50 personnes maximum). 

 Moins de 24 heures avant le rendez-vous, vous allez sur le site internet https://www.ovh.com/conferences/ 

Vous renseignez votre adresse mail et “hop” votre espace de conférence téléphonique est réservé ( et actif) pour 24 heures. Vous recevrez un numéro de téléphone et un code (numéro de chambre) que vous devrez communiquer à vos participants. 

A l’heure fixée, chaque participant, depuis un poste fixe ou un mobile, devra composer le 09 72 12 34 56. Le serveur vocal va lui demander de composer les 6 chiffres de la conférence,——, puis #.

Le participant entre alors dans la conférence, et entend tous les autres participants.

Lorsqu’un participant rejoint la conférence, on entend un signal sonore.

A la fin, chacun raccroche de son côté, la conférence est close dès lors que plus personne n’est en ligne.

Les outils de visioconférence

Avant toute chose, je vous conseille de consulter l’article « vidéoconférence: ayez les bons réflexes pour choisir et utiliser vos logiciels » . Il vous est ainsi conseillé d’utiliser le logiciel Tixeo, certifiée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi).

Pour découvrir tous les outils de visioconférence, vous pouvez consulter le site du mouvement associatif:  (https://lemouvementassociatif.org/outils-pour-collaborer-et-echanger-a-distance/ ). Voici quelques outils proposés:

Skype est un logiciel qui vous permet de passer des appels vidéo ou téléphoniques en ligne. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits contrairement aux appels en direction de lignes téléphoniques fixes ou mobiles. Pour se réunir jusqu’à 50 participants gratuitement.
Accès direct
Informations pratiques

Zoom est une plateforme vous permettant d’organiser des réunions en ligne (visioconférence, conférence) ou encore des webinaires. Avec la version gratuite vous disposez au maximum de 40 minutes de temps d’échange pour une réunion.
Accès direct
Informations pratiques

WhatsApp est une application mobile qui dispose d’une messagerie instantanée et vous permet d’organiser des appels groupés audio et visio. L’application est disponible sur Android et autres smartphones.
Informations pratiques

Nos collègues du Pôle d’Economie Solidaire vous proposent également quelques outils collaboratifs:

  •  jitsi.org : https://meet.jit.si/?rCounter=2 : gratuit et facile à utiliser
  • GoToMeeting : https://www.gotomeeting.com/fr-fr L’outil est en libre accès, c’est-à-dire que vous pouvez l’utiliser à tout moment à condition qu’il ne soit pas déjà utilisé par d’autres personnes. La réservation de la salle est obligatoire afin d’éviter tout chevauchement.
  • Microsoft Teams pour les utilisateurs de la Suite Microsoft,
  • Klaxoon pour travailler en équipe (30 j d’essai gratuit),
  • Face Time :  Avec l’application FaceTime d’Apple Inc., les utilisateurs de Mac peuvent aussi bénéficier des discussions en live. En effet, il s’agit d’un outil de vidéoconférence pour Mac et les autres produits Apple.
  • Whereby :  https://whereby.com/

Comment organiser efficacement  une réunion à distance ?

Une fois que l’on a choisi un outil, il faut désormais organiser et mener la réunion. Ce qui semble acquis lors d’une réunion physique ne l’est plus à distance.

Quelques étapes à respecter pour le bon déroulement de la réunion:

  • Préparer en amont le contenu, et communiquer  l’ordre du jour aux participants 
  • Nommer un animateur / modérateur
  • Envoyer les documents de travail avant la réunion (et les informations de connexion également)
  • Tester son matériel en amont
    Utiliser un pad pour la prise de note( ou désigner un « secrétaire » de réunion.