Comment communiquer à distance?

La crise sanitaire que nous traversons peut restreindre les réunions physiques des membres des associations. Il est néanmoins primordiale de continuer à communiquer et à échanger. Mais comment?

  • Les outils de conférences téléphoniques
  • Les outils de visioconférences
  • Comment organiser efficacement une réunion à distance

Les outils de conférences téléphoniques

S’il est vrai que nous découvrons nombre d’outils de visioconférence, il est primordiale de vous assurer que TOUS les membres de l’AGO, du CA ou du bureau pourront participer à la réunion, et que certains ne seront pas “exclus” à cause de manque de matériel informatique, de connexion ou de compétences dans le domaine numérique. La crise que nous vivons ne doit pas être excluante! 

N’hésitez pas à utiliser le téléphone,une conférence téléphonique est un bon moyen de communiquer! 

Solution 1: (solution trouvée sur le site du Mouvement associatif)

Pour lancer une conférence audio rapidement entre 4 interlocuteurs maximum, inutile de passer par une application, votre mobile peut suffire ! Suivez la procédure suivante :

1- Ouvrez votre répertoire téléphonique ou composer un numéro de téléphone

2- Une fois la communication établie avec votre premier interlocuteur, appuyer sur le bouton ajouter/nouvel appel. Votre correspondant est automatiquement mis en attente.

3- Appelez votre deuxième correspondant

4- Cliquez ensuite sur Fusionner les appels/Conférence

5- Renouvelez la manipulation pour ajouter un troisième correspondant.

Solution 2:  conférence téléphonique OVH (gratuit)

Vous fixez une date et une heure de rendez-vous pour votre conférence téléphonique (50 personnes maximum). 

 Moins de 24 heures avant le rendez-vous, vous allez sur le site internet https://www.ovh.com/conferences/ 

Vous renseignez votre adresse mail et “hop” votre espace de conférence téléphonique est réservé ( et actif) pour 24 heures. Vous recevrez un numéro de téléphone et un code (numéro de chambre) que vous devrez communiquer à vos participants. 

A l’heure fixée, chaque participant, depuis un poste fixe ou un mobile, devra composer le 09 72 12 34 56. Le serveur vocal va lui demander de composer les 6 chiffres de la conférence,——, puis #.

Le participant entre alors dans la conférence, et entend tous les autres participants.

Lorsqu’un participant rejoint la conférence, on entend un signal sonore.

A la fin, chacun raccroche de son côté, la conférence est close dès lors que plus personne n’est en ligne.

Les outils de visioconférence

Avant toute chose, je vous conseille de consulter l’article « vidéoconférence: ayez les bons réflexes pour choisir et utiliser vos logiciels » . Il vous est ainsi conseillé d’utiliser le logiciel Tixeo, certifiée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi).

Pour découvrir tous les outils de visioconférence, vous pouvez consulter le site du mouvement associatif:  (https://lemouvementassociatif.org/outils-pour-collaborer-et-echanger-a-distance/ ). Voici quelques outils proposés:

Skype est un logiciel qui vous permet de passer des appels vidéo ou téléphoniques en ligne. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits contrairement aux appels en direction de lignes téléphoniques fixes ou mobiles. Pour se réunir jusqu’à 50 participants gratuitement.
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Zoom est une plateforme vous permettant d’organiser des réunions en ligne (visioconférence, conférence) ou encore des webinaires. Avec la version gratuite vous disposez au maximum de 40 minutes de temps d’échange pour une réunion.
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Jitsi est un logiciel Libre permettant des réunions en visoconférence. Plus besoin de compte et d’installation de logiciel dédié pour faire des réunion en visio et à la volée. Simple, pratique et confortable.
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Comment organiser efficacement  une réunion à distance ?

Une fois que l’on a choisi un outil, il faut désormais organiser et mener la réunion. Ce qui semble acquis lors d’une réunion physique ne l’est plus à distance.

Quelques étapes à respecter pour le bon déroulement de la réunion:

  • Préparer en amont le contenu, et communiquer  l’ordre du jour aux participants 
  • Nommer un animateur / modérateur
  • Envoyer les documents de travail avant la réunion (et les informations de connexion également)
  • Tester son matériel en amont
    Utiliser un pad pour la prise de note( ou désigner un « secrétaire » de réunion.