COVID-19 / Vie statutaire de l’association

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 et l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 prise sur habilitation de l’article 10 de la loi précitée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire et des périodes de confinement, ont introduit plusieurs assouplissements pour les associations et ont apporté des modifications qui concernent notamment l’AG et les réunions de l’instance dirigeante de l’association (CA, bureau…). Les responsables associatifs peuvent en effet reporter ou modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives.

L’assemblée générale est un moment important de la vie démocratique d’une association, qui participe en outre à son dynamisme. Elle permet par ailleurs de valider les différents rapports relatifs à l’année écoulée (rapport moral, rapport financier, rapport d’activité), qui sont pour certains exigés par les partenaires notamment financiers. Cependant, le contexte sanitaire rend la tenue des AG plus difficile, c’est pourquoi, les associations bénéficient de certaines souplesse dans ses modalités.

** Nouveauté ** : Depuis le 2 décembre, il est également possible d’avoir recours à une consultation écrite des membres complétée par un vote par correspondance.

De plus, les réunions d’AG en présentiel sont interdites dans les salles classées ERP. En revanche, il est possible de tenir son AG à huis clos ou à distance (en visio, en conférence téléphonique, par consultation écrite, par procuration, par vote électronique) même si les statuts ne le permettent pas.

Le site asso.gouv précise:

Les modalités : le PV doit mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par les ordonnances.
Dans le cadre d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, il est toujours possible de prévoir le vote par procuration avec instruction de vote même si les statuts n’ont pas prévu cette possibilité de mandat.

Les risques des moyens de télécommunication :

  • prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ;
  • authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ;
  • garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ;
  • justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres.

Dans ces cas, les associations peuvent s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : alphavote, neovote, gs-vote.fr, easyquorum, slibvote, gedicom.fr, survey monkey, …). Le risque mesuré a donc un coût.

Pour mieux connaitre les outils à disposition, vous pouvez consulter notre article : Comment communiquer à distance?

Comment communiquer à distance?