COVID-19 / Vie statutaire de l’association

Télécharger le schéma sur https://www.associations.gouv.fr/report-des-instances-associatives-ag-ca-un-schema-pour-comprendre.html

Afin de répondre aux questions des dirigeants et des bénévoles sur les conséquences du confinement sur la vie statutaire de l’association, je me permets de reprendre les questions et les réponses trouvées à ce propos sur le site du Mouvement Associatif et d’y ajouter quelques remarques “made in” CRDVA. Je reprends également quelques informations trouvées sur le site https://www.associations.gouv.fr .

Retrouvez les mesures issues des ordonnances prises en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, qui intéressent les associations https://www.associations.gouv.fr/les-ordonnances-prises-en-application-de-la-loi-d-urgence-covid-19.html 

Une fiche « COVID-19 : comment organiser l’assemblée générale de mon association » a été rédigée. Ce document se veut « pratique » et présente la possibilité de repousser l’AG et les modalités à mettre en place lorsque l’on veut organiser une AG à distance.

Les questions abordées:

  • Puis-je reporter l’organisation de l’assemblée générale de mon association?
  • Puis-je réunir un conseil d’administration?
  • Puis-je réunir mon assemblée générale par visioconférence?
  • Puis-je repousser l’arrêter des comptes?

Puis-je reporter l’organisation de l’assemblée générale de mon association? 

 

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ». L’ordonnance  n° 2020-318 du 25 mars 2020 a prorogé de 3 mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts de l’association. Cette mesure est applicable à partir du 12 mars 2020.

Note CRDVA: Toutes les associations du territoire étant concernées par le confinement, il ne faut pas s’inquiéter du report de l’assemblé générale. Les financeurs ne vous en tiendront pas rigueur! Il ne faut pas que ce soit une source d’inquiétude! 

Puis-je réunir un conseil d’administration ?

 (cf: https://www.associations.gouv.fr/les-ordonnances-prises-en-application-de-la-loi-d-urgence-covid-19.html )

Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de l’organe d’administration ou de direction d’une association peuvent aussi se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ils peuvent aussi se réunir de la même manière même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.

Ces moyens doivent aussi transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Les associations pourront aussi tenir leur conseil par simple procédure écrite entre les membres.

La mesure s’applique aussi à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.

Puis-je tenir mon assemblée générale par visioconférence? 

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

La loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus prévoit une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ». L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a précisé que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle. 

Qui est habilité à prendre la décision ?

 Il s’agit de l’instance ou de la personne désignée par les statuts ou éventuellement le règlement intérieur qui est compétente pour convoquer l’assemblée, tel que désigné par les statuts (voire du règlement intérieur) de l’association.

Pour quels objets de décision ?

Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’association, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.

Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?

Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.

Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?

Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose. (Note CRDVA: cela, c’est à voir! je suis un peu sceptique à ce propos! Jurisprudence à vérifier…quand j’aurai accès à mon Guide Lefebvre à la fin du confinement). 

Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.

Quels moyens de convocation ?

Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre. 

Attention : Si l’autorité compétente ou la personne déléguée a déjà accompli tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée avant le 25 mars 2020 (date d’entrée en vigueur de l’ordonnance) en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date, et qu’il décide d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les membres doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation qui ont déjà été accomplies pour que la convocation soit considérée comme régulière.

Il est à noter aussi qu’il conviendra d’accomplir les formalités de convocation restant au jour de la décision conformément aux statuts (voire au règlement intérieur). 

Attention : les associations ne pourront pas faire d’assemblée générale par une simple consultation écrite des membres. (

NOTE CRDVA: Si vous choisissez cette option, veillez à ce que TOUS les membres de l’association soient en capacité de participer à cette Assemblée générale. En effet, il n’est pas “envisageable” que des membres ne puissent pas y participer faute d’ordinateur, de connexion ou par manque de compétence en informatique. Je vous conseillerai plutôt d’attendre si possible la fin du confinement…Il ne faudrait pas que l’organisation de l’Assemblée générale en visioconférence soit source de conflits ou d’incompréhension lors du retour à la normal. 

Note CRVA: pour l’organisation d’une réunion à distance, consultez l’article « Association mode d’emploi » à ce propos: https://www.associationmodeemploi.fr/article/organiser-un-ca-ou-une-ag-par-voie-electronique.70911

Puis-je repousser l’arrêté des comptes? 

Oui, dans les conditions définies par ordonnance.

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification, et adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais ». L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 prévoit que les associations, dont la clôture des comptes intervient entre le 30 septembre 2019 et le 24 juin 2020, peuvent appliquer les dispositions prévues par l’ordonnance, soit de proroger de trois mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts sont prorogés de trois mois pour pour  approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant. Cette mesure prend effet à partir du 12 mars.

Pour les associations qui ont bénéficié de subvention de droit public et qui sont tenues de produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses affectées à l’objet de la subvention : le délai de six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été attribuée est prorogé de trois mois. C’est ainsi qu’une association qui clôture des comptes intervient au 30 décembre 2020 pourra produire le compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses affectées à l’objet de la convention à l’autorité administrative compétente jusqu’au 24 septembre 2020.